コンサルティング | 株式会社プロシード

文書管理支援

文書、あるいは記録に関しては、ＩＴ技術の普及により、紙媒体の管理から、電子媒体での管理に急速に移行されましたが、電子媒体での文書管理のノウハウがＩＴ技術の進歩に追いつかず、混沌としている企業様、自治体様が多く見受けられます。そのことにより、以下のリスクが発生していると想定されます。

当社の文書管理マネジメントは、それらのリスクを最小減に減らし、最終的には文書管理システム導入の際の要件定義の段階までのコンサルティングを実施させていただきます。

また、参照するフレームワークとして、情報及びドキュメンテーション（ISO/IEC15489）を採用しております。

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文書管理においても、当社が創立以来、多くのお客様にご支援させていただいた、「マネジメントフレームワーク」を利用することが可能と考えております。

マネジメントフレームワークの成果物としては、方針、規程、手順、記録があり、それをPDCA（Plan、Do,Check、Action）の4つフェーズで運用、改善していくことが必要となります。

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現存する文書の現状調査を実施します。調査の内容としては、文書の種類、量、保管場所等です。調査に当たっては様々な立場、部署の方にインタビュー形式でヒアリングをさせていただくことが一般的です。

組織全体の方針の策定し、経営層からの承認を得ます。その際には、組織の経営層の方にヒアリングをさせていただき、想い、ビジョン、期待される成果等を伺います。

文書分類のルール、保管場所のルール、文書のライフサイクルのルール等を策定します。ポイントしては、「文書を確実に一意にするためのルールを策定する」 です。

利用者向け、および、管理者向けの文書管理手順書を作成いたします。ポイントしては、「この手順通りに実施すれば、必ず一意の保管場所にたどりつける」 です。

この段階で、既存の環境化にて文書の整理を実施するか、新たに文書管理システムを導入するかで、判断が分岐します。

STEP4までで策定された、文書管理規程、手順書に従って既存文書を分類、再配置します。

STEP4までで策定された、文書管理規定、手順書に従って、文書管理システム導入のための、要件定義、各種優良事例の調査、調達に至るプロセスまでをご支援します。

本フェーズにつきましては別途「IT調達マネジメント」をご活用いただくことも可能でございます。

お客様のニーズに合わせて、現状分析まで、各種規程、手順の作成まで等カスタマイズ可能でございます。