PREPで考える!効果的なマニュアルの構築方法とは?

 2019.04.03  株式会社プロシード

4月になりました!
多くの企業が新年度を迎えられたことと思います。新人研修真っ只中、というセンターもあるのではないでしょうか。
今日は、新人研修や、既存メンバー育成で欠かせない、マニュアル構築のコツについてお話したいと思います。

皆さんは新たにマニュアル構築をする時、あるいは既存のマニュアルをリニューアルする時、こんなことはないでしょうか?
・あれも大事、これも大事、と追記していたら、まとまりのないマニュアルになってしまった!
・代々受け継がれてきた業務マニュアルが、文字通り、文字ばかりの大作で、わかりにくい…

あるある!という方は少なくないかもしれません。実際、私も経験があります。
皆さんはそんな時、どんな工夫をされていますか?
特に業務マニュアルの場合、単に研修で使用するだけでなく、応対中のオペレーターも使用しますので、よりコンパクトでわかりやすいマニュアルを構築したいですね。そんな時、PREPのフレームワークが役に立ちます。

PREPというのはプレゼンテーションなどのシーンで活用されるフレームワークのひとつで、次の4つの単語の頭文字です。

Point:ポイント、結論
Reason:理由
Example:例示
Point:ポイント、結論(重ねて伝えることで強調)

Point
まず重要な点、ポイントとなる部分を整理して記載します。そのマニュアルで伝える内容が多岐にわたるのであれば、内容ごとに章立てをして、各章の中でPREPを組み立てます。

Reason
Pointで記載したことがなぜ重要なのか、なぜそこがポイントなのか、という理由や根拠を整理して記載します。

Example
Pointで記載したことが重要であることがわかる例を具体的に挙げます。根拠となる数値を挙げたり、内容によっては動画コンテンツなどを挿入して、イメージしやすくすることで、納得度や理解度を高めます。

Point
最後に要点、ポイントとなる点を再度記載します。注意すべき行動や、キーワードがあれば、強調して記載します。

いかがでしょうか?

あれ?どこかで見たようなマニュアルが出来上がりませんか?
実は、このPREPを使うと、皆さんも受験の時に何度かお世話になったであろう、参考書とよく似たマニュアルが出来上がるのです。

時間がない時はPointだけ頭に叩き込み、時間のある時に解説や例文を読み、試験前の追い込みでは一番最後のポイントのハイライト部分をおさらいする…受験の時、皆さんもそんな風に参考書を活用したのではないでしょうか?

皆さんもマニュアル構築の際はぜひ、PREPのフレームワークを活用してみてください!

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